Vorlagen

Speichere einen Tag oder eine Woche an Schichten als wiederverwendbare Vorlage und wende sie mit einem Klick auf einen anderen Zeitraum an.

Was Vorlagen sind

Eine Vorlage ist ein gespeichertes, wiederverwendbares Schichtmuster. Du planst einen Tag oder eine Woche so, wie du sie haben möchtest, speicherst sie unter einem Namen und wendest sie später mit ein paar Klicks auf einen anderen Tag oder eine andere Woche an – du musst dieselben Schichten nicht jeden Zeitraum neu aufbauen.

Vorlagen werden mit deinem gesamten Team geteilt. Jeder Inhaber, Administrator oder Manager im Team sieht dieselben Vorlagen und kann sie anwenden. Ein Muster, das eine Person speichert, steht damit allen zur Verfügung.

Tipp: Stell dir eine Vorlage als dauerhafte Variante von Kopieren und Einfügen vor. Kopieren/Einfügen merkt sich Schichten nur für deine aktuelle Sitzung; eine Vorlage ist ein benanntes Muster, das das Team jederzeit erneut anwenden kann.

Tages- und Wochenvorlagen

Jede Vorlage umfasst entweder einen einzelnen Tag oder eine ganze Woche:

Vorlage	Erfasst	Speichern aus	Anwenden in
Tag	Die Schichten eines Tages	Der Tagesansicht oder einer einzelnen Tagesspalte in der Wochenansicht	Der Tagesansicht
Woche	Eine ganze Woche an Schichten, ausgerichtet am Wochenstart deines Teams	Der Wochenansicht	Der Wochenansicht und der Monatsansicht

Es gibt keine eigene Monatsvorlage. In der Monatsansicht wendest du eine Wochenvorlage an, und Plantime wiederholt dieses Wochenmuster über die Wochen des Monats. Du wählst den Umfang nicht selbst – er richtet sich nach der Ansicht, in der du arbeitest.

Was eine Vorlage speichert

Eine Vorlage speichert die Form jeder Schicht, nicht die Kalenderdaten, sodass sie sich sauber auf jeden zukünftigen Tag oder jede Woche übertragen lässt. Für jede Schicht merkt sie sich:

Uhrzeit und Dauer – wann die Schicht beginnt und wie lange sie dauert. Nachtschichten behalten ihre volle Länge, wenn sie auf einen anderen Tag angewendet werden.
Rolle (Kompetenz) – die Kompetenz, die die Schicht erfordert.
Anzahl der Personen – wie viele Personen die Schicht benötigt.
Unbezahlte Pause – die unbezahlte Pause, falls die Schicht eine hat.
Notiz – die Schichtnotiz, falls vorhanden.
Fest zugewiesene Personen – nur gesperrte Zuweisungen werden gespeichert. Wer ungesperrt bleibt oder nur als Vorschlag eingetragen ist, wird nicht gespeichert; diese Plätze werden bei jedem Anwenden neu besetzt (zum Beispiel durch Auto-Zuweisen).

Nur geplante Schichten kommen in eine Vorlage. Eingestempelte (freie) Schichten sind Ist-Zeiten und nicht Teil deiner Planung, daher werden sie immer ausgelassen.

Tipp: Sperre die Personen, die du immer auf einer wiederkehrenden Schicht haben möchtest, bevor du speicherst. Alle, die du ungesperrt lässt, werden bei jedem Anwenden der Vorlage neu zugewiesen.

Eine Vorlage speichern

Öffne im Planer das ⋯-Menü und wähle Als Vorlage speichern (das Herz). Es gibt zwei Wege:

Das ⋯-Menü der Ansicht speichert den gesamten Zeitraum, den du gerade siehst – eine Tagesvorlage in der Tagesansicht, eine Wochenvorlage in der Wochenansicht.
Das ⋯-Menü einer Tagesspalte (in der Wochenansicht) speichert nur diesen einen Tag als Tagesvorlage.

In der Monatsansicht wird das Speichern nicht angeboten, und es ist deaktiviert, wenn der Zeitraum keine Schichten enthält – das Menü zeigt dann den Hinweis „Füge Schichten hinzu, bevor du eine Vorlage speicherst.“

Im Dialog kannst du:

Einen neuen Namen eingeben, um eine neue Vorlage zu erstellen, oder
Eine vorhandene Vorlage aus der Liste auswählen, um sie mit den aktuellen Schichten zu überschreiben.

Wenn du den exakten Namen einer bereits vorhandenen Vorlage eingibst, wird diese überschrieben, statt ein Duplikat zu erstellen – damit du nicht zwei Vorlagen mit demselben Namen anlegst. Einen leeren Zeitraum zu speichern oder den Namen leer zu lassen, ohne etwas auszuwählen, wird abgelehnt.

Eine Vorlage anwenden

Öffne das ⋯-Menü und wähle Aus Vorlagen anwenden (der Stern). Wähle eine Vorlage, und ihre Schichten werden dem Zeitraum in der Ansicht hinzugefügt – wie beim Einfügen angehängt. Das Anwenden überschreibt oder entfernt nie die bereits vorhandenen Schichten; es fügt nur hinzu.

Wo die Schichten landen, hängt von der Ansicht ab:

Tagesansicht – die Schichten der Vorlage landen auf dem Tag, den du gerade ansiehst.
Wochenansicht – die Schichten landen auf der Woche, die du ansiehst, ausgerichtet am Wochenstart deines Teams.
Monatsansicht – die Wochenvorlage wird Woche für Woche über den Monat wiederholt und an den Rändern des Monats beschnitten. Randwochen füllen nur ihre Tage innerhalb des Monats; jede Schicht, die im vorherigen oder nächsten Monat landen würde, wird übersprungen (diese füllst du, indem du die Vorlage dort anwendest). Außerhalb des angezeigten Monats wird nie etwas erstellt.

Der Umfang muss zur Ansicht passen: Tagesvorlagen wendest du in der Tagesansicht an, Wochenvorlagen in der Wochen- oder Monatsansicht.

Nicht aktive Personen werden einfach ausgelassen

Jede fest zugewiesene Person, die eine Vorlage mitbringt, wird gegen den Tag der neuen Schicht geprüft. Wenn der Vertrag dieser Person das Datum nicht abdeckt – er ist beendet, hat noch nicht begonnen oder die Person hat das Team verlassen –, wird sie stillschweigend ausgelassen. Die Schicht wird trotzdem erstellt, nur ohne diese Person, sodass du jemand anderen zuweisen kannst.

Was das Ergebnis dir sagt

Nach dem Anwenden fassen Meldungen auf dem Bildschirm zusammen, was passiert ist:

Meldung	Bedeutung
N Schichten angewendet	Dem Zeitraum hinzugefügte Schichten.
Für diese Ansicht gibt es nichts anzuwenden	Die Vorlage hat für die aktuelle Ansicht keine Schichten ergeben.
N Schichten übersprungen (außerhalb des Monats)	Nur Monatsansicht – Schichten, die außerhalb des sichtbaren Monats lagen, wurden beschnitten.
N gesperrte Zuweisungen entfernt (Vertrag inaktiv)	Fest zugewiesene Personen ausgelassen, weil ihr Vertrag an diesem Tag nicht aktiv war.

Tipp: Eine „entfernt“-Meldung bedeutet meist, dass eine Vorlage jemanden gespeichert hat, dessen Vertrag inzwischen geendet hat oder der das Team verlassen hat. Die Schichten sind weiterhin da – weise sie einfach neu zu.

Eine Vorlage in der Auto-Planung verwenden

Wochenvorlagen füllen nicht nur auf Abruf – sie können auch die Auto-Planung speisen, die Automatisierung, die jeden neuen Zeitraum für dich aufbaut. Wähle in den Einstellungen → Auto-Planung deines Teams die Quelle Vorlage verwenden, und Plantime trägt bei der Vorbereitung jedes kommenden Zeitraums eine gewählte Wochenvorlage ein, statt den vorherigen Zyklus zu kopieren.

Du wählst eine primäre Wochenvorlage und kannst optional eine zweite Vorlage hinzufügen, die sich Woche für Woche damit abwechselt.
Das Füllen ist nicht zerstörerisch – jeder Tag, der bereits eine Schicht hat, bleibt unangetastet, sodass erneute Durchläufe unbedenklich sind.
Eine Vorlage kann auch als Fallback dienen und wird dann nur verwendet, wenn es keinen vorherigen Zeitraum zum Kopieren gibt.

Dort werden nur gespeicherte Wochenvorlagen angeboten – speichere also zuerst im Planer eine Wochenvorlage und wähle sie dann in der Auto-Planung aus. Die Auto-Planung hat eigene Einstellungen für Zeiträume, Vorlaufzeiten und die Veröffentlichung; diese Seite behandelt nur den Vorlagen-Teil davon.