Planungszeiträume

So richtest du einen Planungszeitraum ein, sammelst Mitarbeiterpräferenzen und veröffentlichst den Schichtplan.

Was ist ein Planungszeitraum?

Ein Planungszeitraum definiert den Datumsbereich, für den du planst – zum Beispiel die kommende Woche oder die nächsten zwei Wochen. Er strukturiert den Planungsprozess und gibt den Mitarbeitenden ein klares Zeitfenster, in dem sie ihre Verfügbarkeit einreichen können.

Einen Zeitraum festlegen

Öffne über das Dashboard oder den Planer die Einstellungen für den Planungszeitraum und lege Start- und Enddatum fest. Sobald festgelegt, zeigt der Planer den Zeitraum hervorgehoben an, und der Planungszeitraum-Button in der Toolbar springt direkt dorthin.

Präferenzen sammeln

Sobald ein Zeitraum festgelegt ist, kannst du die Präferenzabgabe aktivieren, damit Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit für diesen Zeitraum angeben können.

Wenn aktiviert:

  • Mitarbeitende sehen auf ihrem Dashboard eine Aufforderung, ihre Präferenzen einzureichen
  • Sie können angeben, an welchen Tagen oder zu welchen Zeiten sie verfügbar oder nicht verfügbar sind
  • Eingereichte Präferenzen sind für dich beim Erstellen des Dienstplans sichtbar

Deaktiviere dies, sobald das Abgabefenster geschlossen ist oder du bereit bist, den Dienstplan fertigzustellen. Mitarbeitende können danach keine Änderungen mehr vornehmen.

Den Dienstplan erstellen

Mit den gesammelten Präferenzen kannst du Auto-Zuweisung nutzen, um Schichten automatisch basierend auf Verfügbarkeit, vertraglich vereinbarten Stunden und Kompetenzen zuzuweisen. Danach kannst du manuell nachbessern, bevor du veröffentlichst.

Veröffentlichen

Wenn der Dienstplan fertig ist, veröffentliche ihn, damit er für die Mitarbeitenden sichtbar wird. Vor der Veröffentlichung können nur Manager den Plan sehen.

Nach der Veröffentlichung:

  • Mitarbeitende sehen ihre Schichten für den Zeitraum auf ihrem Dashboard
  • Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass der Dienstplan verfügbar ist

Du kannst auch nach der Veröffentlichung Änderungen vornehmen – alle Updates sind für die Mitarbeitenden sofort sichtbar.

Empfohlener Workflow

  1. Zeitraumdaten festlegen
  2. Präferenzabfrage aktivieren und auf Antworten warten
  3. Schichten erstellen (manuell oder mit automatischer Zuweisung)
  4. Überprüfen und anpassen
  5. Veröffentlichen