Die beste Restaurant-Schichtplanungs-Software für 2026: Ein ehrlicher Manager-Vergleich

An Restaurant-Planungssoftware herrscht kein Mangel. An ehrlichen Vergleichen schon.

Das meiste, was zu dieser Suchanfrage rankt, ist entweder die "Alternativen"-Seite eines Konkurrenten (die sich selbst immer an erster Stelle platziert) oder eine bezahlte Affiliate-Zusammenstellung (die immer denjenigen bevorzugt, der am besten zahlt). Beides ist nutzlos, wenn du als GM entscheiden musst, was du am Montagmorgen tatsächlich einsetzen willst.

Dies ist ein Vergleich, geschrieben von Leuten, die Planungssoftware entwickeln, die jede Woche mit Restaurantmanagern sprechen und die Kunden an einige der unten aufgeführten Tools verlieren. Wir setzen Plantime an die erste Stelle, aber wir erklären auch warum — und jedes andere Tool bekommt seine echten Stärken anerkannt, bevor wir auf Einschränkungen eingehen. Nutze es als Ausgangspunkt und teste dann die zwei oder drei, die zu deiner Situation passen.

Was du von Restaurant-Planungssoftware wirklich brauchst

Vor dem Ranking kommen die Kriterien. Ein Planungstool muss fünf Dinge gut können, damit es die Zeit deines Teams wert ist.

1. Den Dienstplan schnell erstellen. Der ganze Sinn ist, dass du dein Wochenende zurückbekommst. Die besten modernen Tools haben irgendeine Form von Auto-Zuweisung — sie nehmen die Verfügbarkeit, Skills und prognostizierte Auslastung deines Teams und erstellen einen Entwurf, den du bearbeiten kannst. Manuelles Drag-and-Drop-Planen ist Software von 2014.

2. Auf dem Handy funktionieren. Dein Stundenlohn-Team wird sich nicht an einem Desktop einloggen, um eine Schicht zu tauschen. Wenn das mobile Erlebnis mies ist, stirbt die Akzeptanz — und Akzeptanz ist das A und O.

3. Tausche und Urlaubsanträge ohne dich regeln. Manager-genehmigte Tausche erzeugen Engpässe. Die besten Tools lassen das Personal Schichten nach Regeln tauschen, die du definierst (gleiche Rolle, keine Überstunden, keine Qualifikationslücken) und eskalieren nur Ausnahmen.

4. Mit dem integrieren, was du bereits nutzt. Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Kassensystem — mindestens. Der Dienstplan sollte nicht isoliert vom Rest deines Stacks existieren.

5. Ein Free-Tier haben, das keine Falle ist. Manche Tools bewerben ein "kostenloses Tier", das die Features ausschließt, die zählen. Lies das Kleingedruckte, bevor du dich festlegst.

Bonuspunkte gibt es für: modernes Interface (wichtiger als es klingt), Arbeitskosten-Prognose, Compliance mit vorhersagbarer Dienstplanung und Multi-Standort-Support.

Wie wir diese sieben Tools ausgewählt haben

Wir haben mit den Tools begonnen, die uns am häufigsten begegnen, wenn Restaurant-Manager uns erzählen, was sie vor dem Wechsel zu Plantime genutzt haben – plus die meistgenannten Konkurrenten in Betreiber-Foren und r/restaurateur. Die Preise entsprechen den öffentlichen Preisseiten der Anbieter zum Zeitpunkt der Erstellung. Prüf das lieber nochmal nach, bevor du dich festlegst – SaaS-Preise ändern sich gern mal.

1. Plantime — perfekt für Manager, die ihre Wochenenden zurückhaben wollen

Gebaut rund um KI-gestützte Auto-Zuweisung, die im kostenlosen Tarif enthalten ist – nicht hinter einem Upgrade versteckt. Die meisten Konkurrenten lassen sich genau das Feature bezahlen, das Dienstplanung überhaupt erst schnell macht. Wir nicht, weil wir es für Quatsch halten, dafür Geld zu verlangen.

Echte Stärke: Von der leeren Woche zum veröffentlichten Dienstplan in wenigen Minuten. Die Auto-Zuweisung berücksichtigt Rollen, Zertifikate, Fairness-Regeln, Verfügbarkeit und deine Bedarfskurve – und gibt dir dann einen Entwurf zur Freigabe. Für ein Restaurant mit 20 Leuten an einem Standort spart das oft drei Stunden pro Woche. Die Oberfläche wurde 2024–2026 gebaut, nicht 2014 – und das merkt man.

Ehrliche Einschränkung: Plantime konzentriert sich auf Dienstplanung, nicht darauf, eine komplette HR-Suite zu sein. Wenn du ein Tool willst, das Lohnabrechnung, Recruiting, Dokumentenverwaltung und Dienstplanung zusammen abdeckt, schau dir Homebase oder Planday an. Wenn du Dienstplanung außergewöhnlich gut haben willst – mit KI im kostenlosen Plan – ist Plantime die bessere Wahl.

Preise: Kostenloser Plan inklusive vollständiger Auto-Zuweisung. Pro-Plan für $3.00 mit erweiterten Features wie Custom Rules, Multi-Location und Integrationen.

Perfekt für: Einzelstandorte und kleine Multi-Location-Betreiber, die schnelle, faire, KI-gestützte Dienstplanung wollen, ohne dafür Enterprise-Preise zu zahlen.

2. 7shifts — super für etablierte US-Restaurants mit tiefem Tech-Stack

7shifts gibt's seit 2014 und hat sich richtig tief in Restaurant-Tools eingegraben (Toast, Square, Clover fürs Kassensystem; Gusto und ADP für die Lohnabrechnung). Für ein etabliertes US-Restaurant, das schon auf einem dieser Stacks läuft, ist die Integration echt wertvoll.

Echte Stärke: Von Tag eins auf Restaurants ausgerichtet. Trinkgeld-Pooling und Trinkgeld-Verteilungs-Module, Umsatz-vs-Personal-Prognosen direkt aus den POS-Daten, und ein Manager-Logbuch-Feature, das mehrere GMs, die wir kennen, täglich nutzen. Starke Präsenz in Nordamerika.

Ehrliche Einschränkung: Die Auto-Scheduling-Features sind in den höheren Tarifen versteckt, und die Oberfläche — auch wenn sie besser wird — zeigt stellenweise ihr Alter. Internationaler Support ist begrenzt; hauptsächlich auf USA und Kanada fokussiert.

Preise: Startet bei etwa $34,99 pro Standort pro Monat für Basis-Features; volles Auto-Scheduling gibt's ab dem Gourmet-Plan für $76+ pro Standort.

Am besten für: US-Restaurants mit 30+ Mitarbeitern, tiefen POS-Integrationsbedarf und einem Budget, das die höheren Tarife stemmen kann.

3. Homebase — super für winzige Teams mit knappem Budget

Homebase's kostenloser Plan ist echt großzügig — unbegrenzt Mitarbeiter an einem Standort, Basic-Scheduling, Zeiterfassung und Team-Messaging alles inklusive. Für eine Zehn-Personen-Taqueria oder ein Café mit drei Baristas reicht das oft.

Echte Stärke: Der günstigste Weg zu „wir haben ein echtes Scheduling-System“. Mobile App ist solide, Zeiterfassungs-Integration funktioniert, und der kostenlose Tarif deckt mehr ab als die meisten kostenlosen Tarife der Konkurrenz.

Ehrliche Einschränkung: Homebase ist generell für kleine Unternehmen gebaut, nicht speziell für Restaurants. Es gibt keine echte Personal-Prognose aus POS-Daten, kein Trinkgeld-Handling, und die Multi-Standort-Erfahrung bricht schnell zusammen. Auto-Scheduling ist nur kostenpflichtig.

Preise: Kostenlos für einen Standort, Basis-Features. Essentials für $20 pro Standort pro Monat, Plus für $48, All-in-One für $80.

Am besten für: Einzelstandort-Kleinunternehmen, wo Scheduling nur eins von vielen Dingen ist, die erledigt werden müssen, und du lieber ein Tool bezahlst als drei.

4. Sling – perfekt für Multi-Standort-Betreiber, die ein einziges Dashboard wollen

Sling (seit 2021 zu Toast gehörend) wurde explizit für Multi-Standort-Betriebe entwickelt. Die standortübergreifende Schichtplanung, der interne News-Feed und das Tracking von Arbeitskosten vs. Budget sind stärker als bei den meisten Alternativen.

Echte Stärke: Multi-Standort-Betriebe. Wenn du vier Standorte führst und alle in einer Ansicht sehen willst – mit der Möglichkeit, Personal standortübergreifend einzusetzen –, dann macht Sling das besser als die meisten.

Ehrliche Einschränkung: Die Benutzeroberfläche ist funktional, aber veraltet, und die Feature-Geschwindigkeit hat seit der Toast-Übernahme nachgelassen. Auto-Scheduling gibt's, ist aber rudimentär im Vergleich zu neueren Playern.

Preise: Free-Tier existiert, ist aber limitiert. Premium bei $1,70 pro Nutzer pro Monat, Business bei $3,40.

Am besten für: Multi-Standort-Betreiber in den USA, die bereits Toast POS nutzen, oder die ein berechenbares Pro-Nutzer-Pricing wollen.

5. Planday – perfekt für europäische Teams, die eine Payroll-nahe Suite wollen

Planday ist der einzige große EU-native Player in diesem Bereich. Seit 2021 zu Xero gehörend, pusht es hart auf den Payroll-Integration-Winkel und hat starken Support in UK, Deutschland, Frankreich und den nordischen Ländern.

Echte Stärke: Tiefe europäische Payroll-Integrationen, stark bei Arbeitsrecht-Compliance für EU-Jurisdiktionen (Arbeitszeitrichtlinie, länderspezifische Überstundenregeln), und eine poliertere Oberfläche als die US-Incumbents.

Ehrliche Einschränkung: Es versucht, eine vollständige Workforce-Management-Suite zu sein, was bedeutet, dass die Schichtplanung selbst schwerer ist als ein reines Scheduling-Tool. Auto-Scheduling gibt's, ist aber nicht das Herzstück. Preise klettern schnell über ein kleines Team hinaus.

Preise: Starter ab €2,49 pro Nutzer pro Monat, die meisten Features stecken hinter Pro bei €4,49 und Plus bei €5,49.

Am besten für: Mittelgroße bis große europäische Restaurantgruppen, die Schichtplanung integriert mit Payroll in einer Suite wollen – und das Budget dafür haben.

6. When I Work – perfekt für Manager, die lieber manuell planen

When I Work ist seit über einem Jahrzehnt ein fester Name in der Branche. Das Tool ist so ausgereift, dass Manager, die wirklich gerne von Hand Schichtpläne erstellen, sich hier richtig wohlfühlen – die Bedienung ist komfortabel und berechenbar.

Echte Stärke: Ausgefeilte manuelle Planung. Das Drag-and-Drop ist flott, die Kalenderansicht übersichtlich und die mobile App zuverlässig. Wenn du keine KI-Vorschläge willst, bekommst du hier ein Tool ohne Überraschungen.

Ehrliche Einschränkung: Es ist in erster Linie ein Kalender-Tool, kein Forecasting-Tool. Die Auto-Planung ist rudimentär. Die Oberfläche fühlt sich an wie aus den frühen 2010ern – was manche Manager schätzen, aber neue Teammitglieder oft als angestaubt empfinden.

Preise: Essentials ab $2,50 pro Nutzer:in und Monat, Pro ab $5, Premium ab $8.

Perfekt für: Manager, die volle manuelle Kontrolle wollen, kleinere Teams leiten und keine KI-Unterstützung beim Planen brauchen.

7. Deputy – perfekt für Restaurants, die auch Retail oder Hotels betreiben

Deputy ist größer als nur Gastronomie – es wird breit in Einzelhandel, Hotellerie, Gesundheitswesen und Bauwesen genutzt. Wenn dein Betrieb mehrere Branchen umfasst (Restaurant plus Bar plus kleines Hotel), kannst du mit Deputy alles unter einem Dach verwalten.

Echte Stärke: Branchen-übergreifende Flexibilität, starke Compliance-Features (inklusive Unterstützung für Predictive-Scheduling-Gesetze in mehreren US-Bundesstaaten) und solide Auto-Planung in den höheren Tarifen.

Ehrliche Einschränkung: Weil es für viele Branchen gebaut ist, ist es für keine optimiert. Restaurant-spezifische Features wie Trinkgeld-Pooling sind schwächer als bei 7shifts. Die UI ist polierter als When I Work oder Sling, bleibt aber hinter Plantime und Planday zurück.

Preise: Scheduling ab $4,50 pro Nutzer:in und Monat, Time & Attendance ab $4,50, Premium (beides) ab $6.

Perfekt für: Multi-Branchen-Betreiber oder größere Gruppen mit unterschiedlichen Geschäftstypen unter einer Unternehmensdach.

Vergleich auf einen Blick

So triffst du die Wahl: ein Fünf-Fragen-Framework

Falls du zwischen zwei oder drei dieser Tools feststeckst, arbeite dich durch diese fünf Fragen.

1. Ein Standort oder mehrere? Multi-Standort führt dich zu Sling, Plantime oder Deputy. Einzel-Standort öffnet das gesamte Feld.

2. Standalone-Tool oder Teil einer Suite? Suite führt dich zu Homebase oder Planday. Standalone führt dich zu Plantime, 7shifts oder When I Work.

3. USA oder Europa? Europa führt dich zu Planday oder Plantime. USA öffnet das komplette Feld. Plantime funktioniert in beiden — gebaut in der Schweiz, Englisch/Deutsch/Französisch/Italienisch Support.

4. KI-generierte Schichtpläne oder lieber manuell erstellen? KI-fokussiert führt dich zu Plantime (wo es kostenlos ist) oder den höheren Stufen von 7shifts und Homebase. Manuell-fokussiert führt dich zu When I Work.

5. Budget? Unter $50/Monat für einen einzelnen Standort: Plantime kostenlos, Homebase kostenlos, When I Work Essentials. $50-150: die meisten Optionen. $150+: jedes dieser Tools passt, einschließlich Deputy oder Planday.

Wenn du nur zwei testest, teste zwei aus unterschiedlichen Reihen. Die Tools ähneln sich auf dem Papier, fühlen sich aber im täglichen Gebrauch völlig anders an.

Fazit

Das "beste" Restaurant-Schichtplanungs-Tool hängt von deiner Größe, deinem Tech-Stack, deinem Standort und davon ab, wie sehr du willst, dass Technologie hilft oder sich raushält. Es gibt keine universelle Antwort.

Aber mal ehrlich: Wenn du 2026 ein Restaurant planst und nicht wenigstens KI-gestützte Schichtplanung ausprobierst, verschenkst du jede Woche stundenlang Zeit. Ob das jetzt Plantime ist, die Premium-Version von 7shifts oder wer auch immer 2027 die Kategorie anführt – der manuelle Weg ist der langsame Weg.

Plantimes Wette: KI-Auto-Zuweisung sollte kein Premium-Feature sein. Ob diese Wette aufgeht, kannst du selbst rausfinden – einfach ausprobieren.