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Projetando o Loop de Gameplay por Trás do Plantime
Como pegamos emprestadas ideias do design de jogos para consertar um dos fluxos de trabalho mais irritantes nos negócios
A maioria das ferramentas de agendamento cresce por acumulação: um formulário aqui, um botão ali, uma nova aba porque alguém do suporte disse que os clientes querem. Depois de alguns anos, o produto se transforma numa gaveta digital de tralhas. Coisas úteis existem lá dentro, mas só um veterano sabe onde. Essa é uma história familiar no mundo do software, e o inchaço de recursos tem sido culpado por arruinar a usabilidade mais vezes do que qualquer um se importa em contar.
(O Guia do Gerente de Produto para o Inchaço de Recursos e O Inchaço de Recursos Está Matando Seu Software – Aqui Está Como Pará-lo)
Nós queríamos o oposto.
Queríamos ritmo.
Essa ideia nos empurrou diretamente para o mundo do design de jogos em vez do software empresarial.
Jogos enfrentam o mesmo desafio com o qual as ferramentas de agendamento deveriam se preocupar. Os jogadores repetem um conjunto de ações várias vezes, então o loop precisa ser claro, previsível e satisfatório. Se o loop quebra, os jogadores desistem. Se flui, tudo parece sem esforço. No design de jogos, isso é o loop central de gameplay, e é a espinha dorsal de toda a experiência.
(Como Projetar um Loop de Gameplay Que Mantém os Jogadores Voltando Por Mais e Design de UI de jogos: a mecânica de experiências divertidas)
O agendamento tem o mesmo ritmo incorporado. Gerentes passam pelos mesmos movimentos toda semana ou mês. O problema surge quando a interface não reforça esse ritmo. Os usuários esquecem o que aprenderam porque o produto não os guia através de uma sequência consistente.
Então, fizemos a nós mesmos uma pergunta direta:
Qual é o verdadeiro loop do agendamento de trabalho, e como construímos o produto ao redor dele para que a semana 50 pareça tão clara quanto a semana um?
Encontrando o Loop
Começamos mapeando o que acontece no mundo real, não os diagramas polidos que as pessoas geralmente desenham.
Quase todas as equipes passam pelas mesmas fases:
- Decidir o período que você está planejando.
- Criar um rascunho da escala.
- Coletar preferências e disponibilidades.
- Atribuir os turnos finais.
- Publicar e deixar o mês se desenrolar.
Simples no papel. Caos na prática.
A maioria das ferramentas mistura essas fases. Algumas pulam etapas inteiras. Botões mudam de significado dependendo do dia, o que cria ruído cognitivo. Pesquisas sobre carga cognitiva tornam o problema óbvio: próximos passos confusos e interfaces bagunçadas causam fadiga de decisão e abandono de tarefas. As pessoas perdem o controle do que deveriam fazer porque o software nunca diz em qual fase elas estão.
(Teoria da Carga Cognitiva no Design de UI e Carga Cognitiva no Design UX: Estratégias-chave para Reduzir a Carga Extrínseca)
Então reconstruímos o fluxo de trabalho como um loop de jogabilidade.
Não um fluxograma.
Um loop com começo, meio, fim e uma reinicialização limpa.
Transformando em um Sistema
Quando abordamos o problema como designers de jogos, a estrutura se encaixou perfeitamente.
1. Planejar
Defina o período e estabeleça os limites. Sem um mundo definido, nada mais funciona.
No Plantime isso é explícito. Sem início e fim significa que você está no modo de planejamento. O software nunca esconde a bola. Reduzir a ambiguidade é uma das maneiras mais simples e eficazes de diminuir a carga cognitiva.
2. Coletar
Abra uma janela estruturada para enviar preferências e disponibilidade.
Gerentes não precisam mais vasculhar mensagens de chat ou e-mails. O sistema faz as perguntas, os lembretes e toda a coordenação.
(Como automatizar tarefas repetitivas e aumentar sua produtividade)
3. Atribuir
Revise, aceite, substitua e ajuste. A parte humana permanece pequena e focada.
Projetamos esta fase em torno das tarefas que os gerentes são genuinamente bons: julgamento e justiça. A automação cuida das etapas mecânicas, liberando as pessoas para se concentrarem nas decisões que realmente importam.
(A conexão entre automação e bem-estar dos funcionários e De tarefas repetitivas à produtividade)
4. Executar
Publique a escala e entre no período ativo.
Quando a escala está ativa, a equipe passa do planejamento para a execução. Todos veem quando e onde trabalham, e o plano publicado se torna a fonte da verdade para esse período. É também aqui que acontecem os ajustes do mundo real. As pessoas solicitam folgas, trocam turnos ou sinalizam conflitos, e essas atualizações aparecem de forma que mantém o período funcionando sem forçar os gerentes a voltarem ao modo de planejamento completo.
A escala permanece estável, mas permite a movimentação natural que vem com qualquer ambiente de trabalho real. Os gerentes ficam informados, os trabalhadores alinhados, e o ciclo mantém sua clareza sem se tornar rígido.
Quando o período termina, o próximo se abre e o ciclo começa novamente.
Cada etapa é explícita. Sem estados misteriosos. Sem transições silenciosas. Apenas uma mudança clara do planejamento para a execução do período.
Construindo a lógica
Uma vez que o ciclo estava claro, a implementação se tornou simples: uma única fonte de verdade para a etapa atual.
O Plantime nunca adivinha. Ele calcula o estado a partir de três valores:
- a janela de planejamento
- se as preferências estão abertas
- se a escala está publicada
Isso por si só eliminou categorias inteiras de bugs. Mais importante, tornou o fluxo de trabalho previsível para os gerentes.
Quando as interfaces se comportam de forma consistente, os usuários transferem o que aprenderam de ciclos anteriores. Isso reduz a carga cognitiva e acelera o domínio. Ancorar todo o produto a uma máquina de estados dá a cada tela e cada ação um propósito claro.
(Teoria da Carga Cognitiva no Design de UI e Alivie a Sobrecarga Cognitiva no Design UX)
Por Que Fizemos Isso
Ferramentas empresariais frequentemente presumem que o valor aumenta com o número de recursos. Mais estados, mais alternâncias, mais menus. Na realidade, isso geralmente leva à confusão e curvas de aprendizado íngremes.
(O Guia do Gerente de Produto para o Acúmulo de Recursos)
Queríamos clareza em vez de bagunça.
Um loop bem projetado remove escolhas, não as adiciona. A ferramenta deve dizer ao usuário:
- Você está aqui
- Isso vem a seguir
- Aquela parte está concluída
Quando os usuários aprendem o loop, ele se torna memória muscular. É assim que as pessoas dominam jogos, e funciona igualmente bem em ferramentas de agendamento.
A consistência é especialmente importante em software corporativo. Ninguém tem tempo para um sistema que precisa de treinamento toda semana. A previsibilidade reduz erros, melhora a adoção e dá às equipes confiança de que a ferramenta se comportará da mesma maneira a cada ciclo.
(Carga Cognitiva no Design UX e Projetando em Loops)
O Papel da IA no Loop
A IA se encaixa naturalmente nessa estrutura, especialmente na fase de Atribuição.
Em vez de esconder a lógica, projetamos o sistema para ser transparente. O agendamento afeta renda, justiça e equilíbrio entre vida pessoal e profissional. As equipes precisam entender por que certas decisões foram tomadas. Ao mostrar como o algoritmo considera habilidades, preferências, disponibilidade e regras de justiça, construímos confiança e reduzimos atritos.
Quando as pessoas veem que sua contribuição tem um impacto visível, elas participam com mais honestidade. Dados melhores criam melhores agendamentos.
(Transparência Ética da IA nas Decisões de Agendamento de Funcionários e Explorando perspectivas de enfermeiros sobre agendamento de turnos baseado em IA)
Melhoria Contínua
O loop dá à Plantime sua espinha dorsal, mas a experiência envolvida ao seu redor não está congelada no tempo. Usamos dados comportamentais para observar como as equipes passam por cada fase—onde hesitam, onde ficam presas e onde o ritmo realmente quebra. Não se trata de adicionar recursos baseados em palpites. Trata-se de identificar atritos reais e suavizar as arestas, mantendo o loop central intacto.
O resultado que estamos buscando
O objetivo é simples:
Gestores gastam menos tempo orquestrando o fluxo de trabalho e mais tempo revisando uma escala que praticamente se constrói sozinha.
Quando o ciclo funciona:
- Novos usuários entendem a ferramenta rapidinho. Uma estrutura clara encurta a adaptação.
- Usuários recorrentes se sentem em casa. Quando o ciclo faz sentido, cada rodada parece familiar.
- A IA pode entrar naturalmente na brincadeira. Uma máquina de estados conhecida dá contexto à IA, mantendo as recomendações relevantes.
- O produto mantém coerência enquanto cresce. Funcionalidades se encaixam no ciclo em vez de se acumularem ao redor dele.
- As equipes deixam de temer a semana de escalas. A carga emocional muda da construção para a revisão.
O princípio de design: fluxo acima de funcionalidades
Bons jogos parecem sem esforço não porque são simples, mas porque seus ciclos são consistentes. Quando seu cérebro internaliza o ritmo, todo o resto flui suavemente. O mesmo princípio psicológico se aplica às ferramentas que as pessoas usam no trabalho. (Como projetar um ciclo de gameplay que faz os jogadores voltarem por mais)
Esse é o sentimento que queremos que o Plantime proporcione.
Uma ferramenta de agendamento que não briga com você. Um fluxo de trabalho que você não precisa reaprender. Um ciclo que respeita seu tempo.
Fontes de pesquisa referenciadas
Excesso de funcionalidades e design de software empresarial
- O guia do gerente de produto para o excesso de funcionalidades
- O excesso de funcionalidades está matando seu software – veja como pará-lo
Design de jogos e ciclos de gameplay
- Como projetar um ciclo de gameplay que faz os jogadores voltarem por mais
- Design de UI de jogos: a mecânica de experiências divertidas
- 5 passos para criar um ciclo de jogo envolvente
Carga Cognitiva e Design de UX
- Teoria da Carga Cognitiva no Design de UI
- Carga Cognitiva no Design de UX
- Aliviando a Sobrecarga Cognitiva no Design de UX
- Carga Cognitiva e UX
Design Baseado em Loops
Automação e Eficiência de Tarefas
- Como automatizar tarefas repetitivas e turbinar sua produtividade
- De Tarefas Repetitivas à Produtividade
- A Conexão Entre Automação e Bem-Estar dos Funcionários