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Progettare il loop di gameplay dietro Plantime
Come abbiamo preso in prestito idee dal game design per risolvere uno dei flussi di lavoro più fastidiosi nel business
La maggior parte degli strumenti di pianificazione cresce per accumulo: un modulo qui, un pulsante là, una nuova scheda perché qualcuno dell'assistenza ha detto che i clienti la vogliono. Dopo qualche anno il prodotto si trasforma in un cassetto digitale pieno di cianfrusaglie. Ci sono cose utili là dentro, ma solo un veterano sa dove trovarle. Questa è una storia familiare nel software, e l'eccesso di funzionalità è stato accusato di distruggere l'usabilità più volte di quante si possano contare.
(La Guida del Product Manager all'Eccesso di Funzionalità e L'Eccesso di Funzionalità Sta Uccidendo il Tuo Software - Ecco Come Fermarlo)
Noi volevamo l'opposto.
Volevamo ritmo.
Quest'idea ci ha spinto direttamente nel mondo del design dei videogiochi piuttosto che in quello del software aziendale.
I giochi affrontano la stessa sfida di cui dovrebbero preoccuparsi gli strumenti di pianificazione. I giocatori ripetono una serie di azioni più e più volte, quindi il ciclo deve essere chiaro, prevedibile e soddisfacente. Se il ciclo si interrompe, i giocatori smettono. Se scorre, tutto sembra senza sforzo. Nel design dei giochi, questo è il ciclo di gameplay principale, ed è la spina dorsale dell'intera esperienza.
(Come Progettare un Ciclo di Gameplay Che Faccia Tornare i Giocatori Per Altro e Design dell'interfaccia di gioco: la meccanica delle esperienze divertenti)
La pianificazione ha lo stesso ritmo incorporato. I manager ripetono gli stessi movimenti ogni settimana o mese. Il problema sorge quando l'interfaccia non rafforza questo ritmo. Gli utenti dimenticano ciò che hanno imparato perché il prodotto non li guida attraverso una sequenza coerente.
Quindi ci siamo posti una domanda schietta:
Qual è il vero ciclo della pianificazione del lavoro, e come costruiamo il prodotto attorno ad esso in modo che la settimana 50 risulti chiara come la settimana uno?
Trovare il Loop
Abbiamo iniziato mappando ciò che accade nel mondo reale, non i diagrammi perfetti che di solito la gente disegna.
Quasi ogni team attraversa le stesse fasi:
- Decidere la finestra temporale per cui stai pianificando.
- Dare forma a una bozza di programma.
- Raccogliere preferenze e disponibilità.
- Assegnare i turni definitivi.
- Pubblicare e lasciare che il mese si svolga.
Semplice sulla carta. Un caos nella pratica.
La maggior parte degli strumenti confonde queste fasi. Alcuni saltano completamente dei passaggi. I pulsanti cambiano significato a seconda del giorno, creando rumore cognitivo. La ricerca sul carico cognitivo rende ovvio il problema: passaggi successivi poco chiari e interfacce disordinate causano affaticamento decisionale e abbandono delle attività. Le persone perdono traccia di ciò che dovrebbero fare perché il software non comunica mai in quale fase si trovano.
(Teoria del Carico Cognitivo nel Design UI e Carico Cognitivo nel Design UX: Strategie Chiave per Ridurre il Carico Estraneo)
Quindi abbiamo ricostruito il flusso di lavoro come un loop di gameplay.
Non un diagramma di flusso.
Un loop con un inizio, un centro, una fine e un reset pulito.
Trasformarlo in un Sistema
Una volta affrontato il problema come designer di giochi, la struttura è scattata al suo posto.
1. Pianifica
Definisci il periodo e stabilisci i confini. Senza un mondo definito, nient'altro funziona.
In Plantime questo è esplicito. Nessun inizio e fine significa che sei in modalità pianificazione. Il software non nasconde mai la palla. Ridurre l'ambiguità è uno dei modi più semplici ed efficaci per tagliare il carico cognitivo.
2. Raccogli
Apri una finestra strutturata per inviare preferenze e disponibilità.
I manager non devono più scavare tra messaggi in chat o email. Il sistema si occupa di chiedere, ricordare e coordinare tutto.
(Come automatizzare attività ripetitive e aumentare la tua produttività)
3. Assegna
Rivedi, accetta, sovrascrivi e perfeziona. La parte umana rimane piccola e mirata.
Abbiamo progettato questa fase attorno ai compiti in cui i manager sono davvero bravi: giudizio ed equità. L'automazione gestisce i passaggi meccanici, liberando le persone per concentrarsi sulle decisioni che contano davvero.
(La connessione tra automazione e benessere dei dipendenti e Dalle attività ripetitive alla produttività)
4. Esegui
Pubblica il programma e passa al periodo attivo.
Una volta che il programma è attivo, il team passa dalla pianificazione all'esecuzione. Tutti vedono quando e dove lavorano, e il piano pubblicato diventa la fonte di verità per quel periodo. È qui che avvengono gli aggiustamenti del mondo reale. Le persone richiedono permessi, scambiano turni o segnalano conflitti, e questi aggiornamenti emergono in modo da mantenere il periodo in esecuzione senza costringere i manager a tornare in modalità di pianificazione completa.
Il programma rimane stabile, ma consente il naturale avvicendamento che caratterizza qualsiasi ambiente di lavoro reale. I manager restano informati, i lavoratori allineati, e il ciclo mantiene la sua chiarezza senza diventare rigido.
Quando il periodo termina, se ne apre un altro e il ciclo ricomincia.
Ogni passaggio è esplicito. Nessuno stato misterioso. Nessuna transizione silenziosa. Solo un chiaro passaggio dalla pianificazione all'esecuzione del periodo.
Costruire la logica
Una volta che il ciclo era chiaro, l'implementazione è diventata semplice: un'unica fonte di verità per la fase corrente.
Plantime non fa mai supposizioni. Calcola lo stato da tre valori:
- la finestra di pianificazione
- se le preferenze sono aperte
- se il programma è pubblicato
Questo da solo ha eliminato intere categorie di bug. Ancora più importante, ha reso il flusso di lavoro prevedibile per i manager.
Quando le interfacce si comportano in modo coerente, gli utenti trasferiscono ciò che hanno imparato dai cicli precedenti. Questo riduce il carico cognitivo e accelera la padronanza. Ancorare l'intero prodotto a una macchina a stati dà a ogni schermata e a ogni azione uno scopo chiaro.
(Teoria del carico cognitivo nel design UI e Alleviare il sovraccarico cognitivo nel design UX)
Perché l'abbiamo fatto
Gli strumenti aziendali spesso presumono che il valore aumenti con il numero di funzionalità. Più stati, più interruttori, più menu. In realtà questo porta solitamente a confusione e curve di apprendimento ripide.
(La guida del Product Manager al Feature Creep)
Noi volevamo chiarezza invece di disordine.
Un ciclo ben progettato elimina le scelte, non le aggiunge. Lo strumento dovrebbe dire all'utente:
- Sei qui
- Poi viene questo
- Quella parte è fatta
Una volta che gli utenti imparano il ciclo, diventa memoria muscolare. È così che le persone padroneggiano i giochi, e funziona altrettanto bene negli strumenti di pianificazione.
La coerenza è particolarmente importante nel software aziendale. Nessuno ha tempo per un sistema che richiede formazione ogni settimana. La prevedibilità riduce gli errori, migliora l'adozione e dà ai team la fiducia che lo strumento si comporterà allo stesso modo in ogni ciclo.
(Carico cognitivo nel design UX e Progettare in cicli)
Il ruolo dell'IA nel ciclo
L'IA si adatta naturalmente a questa struttura, specialmente nella fase di Assegnazione.
Piuttosto che nascondere la logica, abbiamo progettato il sistema per essere trasparente. La pianificazione influisce sul reddito, sull'equità e sull'equilibrio vita-lavoro. I team devono capire perché sono state prese certe decisioni. Mostrando come l'algoritmo considera competenze, preferenze, disponibilità e regole di equità, costruiamo fiducia e riduciamo l'attrito.
Quando le persone vedono che il loro contributo ha un impatto visibile, partecipano più onestamente. Dati migliori creano pianificazioni migliori.
(Trasparenza etica dell'IA nelle decisioni di pianificazione dei dipendenti e Esplorando le prospettive degli infermieri sulla pianificazione dei turni basata sull'IA)
Miglioramento continuo
Il ciclo dà a Plantime la sua spina dorsale, ma l'esperienza che lo avvolge non è congelata nel tempo. Utilizziamo dati comportamentali per osservare come i team si muovono attraverso ogni fase—dove esitano, dove si bloccano e dove il ritmo effettivamente si interrompe. Non si tratta di aggiungere funzionalità basate su intuizioni. Si tratta di identificare l'attrito reale e levigare i bordi mantenendo intatto il ciclo principale.
Il risultato a cui puntiamo
L'obiettivo è semplice:
I manager passano meno tempo a orchestrare il flusso di lavoro e più tempo a rivedere un programma che si costruisce praticamente da solo.
Quando il ciclo funziona:
- I nuovi utenti capiscono lo strumento velocissimamente. Una struttura chiara accorcia il periodo di inserimento.
- Gli utenti abituali si sentono a casa. Una volta che il ciclo fa clic, ogni giro sembra familiare.
- L'AI può intervenire naturalmente. Una macchina a stati conosciuta fornisce contesto all'AI, mantenendo i suggerimenti significativi.
- Il prodotto rimane coerente mentre cresce. Le funzionalità si inseriscono nel ciclo invece di accumularsi intorno ad esso.
- I team smettono di temere la settimana di programmazione. Il peso emotivo si sposta dalla costruzione alla revisione.
Il principio di design: flusso sopra le funzionalità
I buoni giochi sembrano senza sforzo non perché sono semplici, ma perché i loro cicli sono coerenti. Una volta che il tuo cervello interiorizza il ritmo, tutto il resto scorre liscio. Lo stesso principio psicologico si applica agli strumenti che le persone usano al lavoro. (Come progettare un ciclo di gameplay che fa tornare i giocatori per altro)
Questo è il feeling che vogliamo che Plantime abbia.
Uno strumento di pianificazione che non ti combatte. Un flusso di lavoro che non devi reimparare. Un ciclo che rispetta il tuo tempo.
Fonti di ricerca citate
Feature Creep e design di software aziendali
- La guida del Product Manager al Feature Creep
- Il Feature Creep sta uccidendo il tuo software - Ecco come fermarlo
Game Design e cicli di gameplay
- Come progettare un ciclo di gameplay che fa tornare i giocatori per altro
- Game UI design: la meccanica delle esperienze divertenti
- 5 passi per creare un ciclo di gioco coinvolgente
Carico cognitivo e design UX
- Teoria del carico cognitivo nel design UI
- Carico cognitivo nel design UX
- Alleviare il sovraccarico cognitivo nel design UX
- Carico cognitivo e UX
Design basato su loop
Automazione ed efficienza dei compiti
- Come automatizzare attività ripetitive e aumentare la produttività
- Da attività ripetitive alla produttività
- La connessione tra automazione e benessere dei dipendenti