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Concevoir la boucle de gameplay derrière Plantime
Comment nous avons emprunté des idées du game design pour réparer l'un des flux de travail les plus agaçants en entreprise
La plupart des outils de planification grandissent par accumulation : un formulaire par-ci, un bouton par-là, un nouvel onglet parce que quelqu'un du support a dit que les clients le voulaient. Après quelques années, le produit se transforme en un tiroir numérique fourre-tout. Des choses utiles s'y trouvent, mais seul un vétéran sait où. C'est une histoire bien connue dans le monde du logiciel, et l'inflation fonctionnelle a été accusée de ruiner l'utilisabilité plus de fois qu'on ne peut compter.
(Le Guide du Chef de Produit sur l'Inflation Fonctionnelle et L'Inflation Fonctionnelle Tue Votre Logiciel - Voici Comment l'Arrêter)
Nous voulions l'opposé.
Nous voulions du rythme.
Cette idée nous a propulsés directement dans le monde du design de jeux plutôt que celui des logiciels d'entreprise.
Les jeux font face au même défi que les outils de planification devraient prendre en compte. Les joueurs répètent un ensemble d'actions encore et encore, donc la boucle doit être claire, prévisible et satisfaisante. Si la boucle se brise, les joueurs abandonnent. Si elle coule, tout semble sans effort. Dans la conception de jeux, c'est la boucle de gameplay principale, et c'est l'épine dorsale de toute l'expérience.
(Comment Concevoir une Boucle de Gameplay Qui Fait Revenir les Joueurs et Design d'Interface de Jeu : les mécanismes d'expériences amusantes)
La planification a le même rythme intégré. Les managers passent par les mêmes mouvements chaque semaine ou mois. Le problème survient lorsque l'interface ne renforce pas ce rythme. Les utilisateurs oublient ce qu'ils ont appris parce que le produit ne les guide pas à travers une séquence cohérente.
Alors nous nous sommes posé une question directe :
Quelle est la véritable boucle de planification du travail, et comment construire le produit autour d'elle pour que la semaine 50 soit aussi claire que la semaine un ?
Trouver la boucle
Nous avons commencé par cartographier ce qui se passe dans le monde réel, pas les jolis diagrammes que les gens dessinent habituellement.
Presque toutes les équipes passent par les mêmes phases :
- Décider de la période que vous planifiez.
- Façonner un planning provisoire.
- Recueillir les préférences et disponibilités.
- Attribuer les créneaux définitifs.
- Publier et laisser le mois se dérouler.
Simple sur le papier. Un chaos en pratique.
La plupart des outils brouillent ces phases. Certains sautent carrément des étapes. Les boutons changent de signification selon le jour, ce qui crée du bruit cognitif. Les recherches sur la charge cognitive rendent le problème évident : des étapes suivantes floues et des interfaces encombrées provoquent une fatigue décisionnelle et l'abandon des tâches. Les gens perdent la trace de ce qu'ils sont censés faire parce que le logiciel ne leur dit jamais dans quelle phase ils se trouvent.
(Théorie de la charge cognitive dans la conception d'interface et Charge cognitive dans la conception UX : Stratégies clés pour réduire la charge extrinsèque)
Alors nous avons reconstruit le flux de travail comme une boucle de gameplay.
Pas un organigramme.
Une boucle avec un début, un milieu, une fin, et une réinitialisation propre.
Le transformer en système
Une fois que nous avons abordé le problème comme des concepteurs de jeux, la structure s'est mise en place d'un coup.
1. Planifier
Définir la période et fixer les limites. Sans un monde défini, rien d'autre ne fonctionne.
Dans Plantime, c'est explicite. Pas de début ni de fin signifie que vous êtes en mode planification. Le logiciel ne cache jamais la balle. Réduire l'ambiguïté est l'une des façons les plus simples et efficaces de diminuer la charge cognitive.
2. Collecter
Ouvrez une fenêtre structurée pour soumettre les préférences et disponibilités.
Les managers ne fouillent plus dans les messages de chat ou les emails. Le système s'occupe des demandes, des rappels et de la coordination.
(Comment automatiser les tâches répétitives et booster votre productivité)
3. Assigner
Révisez, acceptez, remplacez et ajustez. La partie humaine reste petite et ciblée.
Nous avons conçu cette phase autour des tâches où les managers excellent vraiment : le jugement et l'équité. L'automatisation gère les étapes mécaniques, libérant les personnes pour se concentrer sur les décisions qui comptent réellement.
(La connexion entre l'automatisation et le bien-être des employés et Des tâches répétitives à la productivité)
4. Exécuter
Publiez le planning et passez à la période active.
Une fois le planning en ligne, l'équipe passe de la planification à l'exécution. Tout le monde voit quand et où il travaille, et le plan publié devient la source de vérité pour cette période. C'est aussi là que les ajustements du monde réel se produisent. Les personnes demandent des congés, échangent des quarts de travail ou signalent des conflits, et ces mises à jour apparaissent de manière à maintenir la période en douceur sans forcer les managers à revenir en mode planification complète.
Le planning reste stable, mais il permet le roulement naturel qui accompagne tout lieu de travail réel. Les managers restent informés, les travailleurs restent alignés, et la boucle maintient sa clarté sans devenir rigide.
Lorsque la période se termine, la suivante s'ouvre et le cycle recommence.
Chaque étape est explicite. Pas d'états mystérieux. Pas de transitions silencieuses. Juste un passage clair de la planification à l'exécution de la période.
Construction de la logique
Une fois la boucle clarifiée, l'implémentation est devenue simple : une source unique de vérité pour l'étape actuelle.
Plantime ne devine jamais. Il calcule l'état à partir de trois valeurs :
- la fenêtre de planification
- si les préférences sont ouvertes
- si le planning est publié
Cela seul a éliminé des catégories entières de bugs. Plus important encore, cela a rendu le flux de travail prévisible pour les managers.
Lorsque les interfaces se comportent de manière cohérente, les utilisateurs transfèrent ce qu'ils ont appris des cycles précédents. Cela réduit la charge cognitive et accélère la maîtrise. Ancrer l'ensemble du produit à une machine à états donne à chaque écran et à chaque action un objectif clair.
(Théorie de la charge cognitive dans la conception d'interface utilisateur et Réduire la surcharge cognitive dans la conception UX)
Pourquoi nous l'avons fait
Les outils d'entreprise supposent souvent que la valeur augmente avec le nombre de fonctionnalités. Plus d'états, plus de boutons, plus de menus. En réalité, cela mène généralement à la confusion et à des courbes d'apprentissage abruptes.
(Le guide du chef de produit sur l'excès de fonctionnalités)
Nous voulions de la clarté plutôt que du désordre.
Une boucle bien conçue supprime des choix, elle n'en ajoute pas. L'outil devrait dire à l'utilisateur :
- Vous êtes ici
- Ensuite vient ceci
- Cette partie est terminée
Une fois que les utilisateurs apprennent la boucle, elle devient un automatisme. C'est ainsi que les gens maîtrisent les jeux, et ça fonctionne tout aussi bien dans les outils de planification.
La cohérence est particulièrement importante dans les logiciels professionnels. Personne n'a le temps pour un système qui nécessite une formation chaque semaine. La prévisibilité réduit les erreurs, améliore l'adoption et donne aux équipes la confiance que l'outil se comportera de la même façon à chaque cycle.
(Charge cognitive dans la conception UX et Conception en boucles)
Le rôle de l'IA dans la boucle
L'IA s'intègre naturellement dans cette structure, en particulier dans la phase d'attribution.
Plutôt que de cacher la logique, nous avons conçu le système pour qu'il soit transparent. La planification affecte les revenus, l'équité et l'équilibre travail-vie personnelle. Les équipes doivent comprendre pourquoi certaines décisions ont été prises. En montrant comment l'algorithme prend en compte les compétences, les préférences, la disponibilité et les règles d'équité, nous créons de la confiance et réduisons les frictions.
Lorsque les gens voient que leur contribution a un impact visible, ils participent plus honnêtement. De meilleures données créent de meilleurs plannings.
(Transparence éthique de l'IA dans les décisions de planification des employés et Explorer les perspectives des infirmières sur la planification des quarts de travail basée sur l'IA)
Amélioration continue
La boucle donne à Plantime sa colonne vertébrale, mais l'expérience qui l'entoure n'est pas figée dans le temps. Nous utilisons des données comportementales pour observer comment les équipes traversent chaque phase — où elles hésitent, où elles se bloquent, et où le rythme se brise réellement. Il ne s'agit pas d'ajouter des fonctionnalités basées sur des intuitions. Il s'agit d'identifier les véritables frictions et de lisser les bords tout en gardant la boucle principale intacte.
Le résultat que nous visons
L'objectif est tout simple :
Les managers passent moins de temps à orchestrer le flux de travail et plus de temps à examiner un planning qui se construit pratiquement tout seul.
Quand la boucle fonctionne :
- Les nouveaux utilisateurs comprennent l'outil rapidement. Une structure claire raccourcit l'intégration.
- Les utilisateurs réguliers se sentent comme chez eux. Une fois que la boucle fait clic, chaque cycle semble familier.
- L'IA peut intervenir naturellement. Une machine à états connue donne du contexte à l'IA, ce qui maintient les recommandations pertinentes.
- Le produit reste cohérent à mesure qu'il se développe. Les fonctionnalités s'intègrent dans la boucle plutôt que de s'empiler autour.
- Les équipes ne redoutent plus la semaine de planification. La charge émotionnelle passe de la construction à la révision.
Le principe de conception : le flux avant les fonctionnalités
Les bons jeux semblent sans effort non pas parce qu'ils sont simples, mais parce que leurs boucles sont cohérentes. Une fois que votre cerveau intériorise le rythme, tout le reste semble fluide. Le même principe psychologique s'applique aux outils que les gens utilisent au travail.
(Comment concevoir une boucle de gameplay qui incite les joueurs à revenir)
C'est la sensation que nous voulons donner à Plantime.
Un outil de planification qui ne vous combat pas.
Un flux de travail que vous n'avez pas besoin de réapprendre.
Une boucle qui respecte votre temps.
Sources de recherche citées
Surcharge fonctionnelle et conception de logiciels d'entreprise
- Le guide du chef de produit sur la surcharge fonctionnelle
- La surcharge fonctionnelle tue votre logiciel - voici comment l'arrêter
Conception de jeux et boucles de gameplay
- Comment concevoir une boucle de gameplay qui incite les joueurs à revenir
- Conception d'interface de jeu : les mécanismes d'expériences amusantes
- 5 étapes pour créer une boucle de jeu captivante
Charge cognitive et conception UX
- Théorie de la charge cognitive dans la conception d'interface utilisateur
- La charge cognitive dans la conception UX
- Alléger la surcharge cognitive dans la conception UX
- Charge cognitive et UX
Conception basée sur les boucles
Automatisation et efficacité des tâches
- Comment automatiser les tâches répétitives et booster votre productivité
- Des tâches répétitives à la productivité
- Le lien entre l'automatisation et le bien-être des employés