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Design der Gameplay-Schleife hinter Plantime
Wie wir Ideen aus dem Game-Design übernommen haben, um einen der nervigsten Arbeitsabläufe im Business zu verbessern
Die meisten Planungstools wachsen durch Anlagerung: hier ein Formular, dort ein Button, ein neuer Tab, weil jemand im Support meinte, dass Kunden das wollen. Nach ein paar Jahren verwandelt sich das Produkt in eine digitale Rumpelkammer. Nützliche Dinge existieren darin, aber nur ein Veteran weiß, wo. Diese Geschichte ist in der Softwarewelt wohlbekannt, und Feature-Creep wurde öfter für die Zerstörung der Benutzerfreundlichkeit verantwortlich gemacht, als irgendjemand zählen möchte.
(The Product Manager's Guide to Feature Creep und Feature Creep Is Killing Your Software – Here's How To Stop It)
Wir wollten das Gegenteil.
Wir wollten Rhythmus.
Diese Idee katapultierte uns direkt in die Welt des Game-Designs statt der Unternehmenssoftware.
Spiele stehen vor der gleichen Herausforderung, die auch Planungstools beachten sollten. Spieler wiederholen immer wieder die gleichen Aktionen, daher muss die Schleife klar, vorhersehbar und befriedigend sein. Wenn die Schleife bricht, hören Spieler auf. Wenn sie fließt, fühlt sich alles mühelos an. Im Game-Design ist dies die Core-Gameplay-Loop, und sie ist das Rückgrat des gesamten Erlebnisses.
(How To Design A Gameplay Loop That Keeps Players Coming Back For More und Game UI design: the mechanics of fun experiences)
Planung hat denselben Rhythmus eingebaut. Manager durchlaufen jede Woche oder jeden Monat die gleichen Abläufe. Das Problem entsteht, wenn die Benutzeroberfläche diesen Rhythmus nicht verstärkt. Benutzer vergessen, was sie gelernt haben, weil das Produkt sie nicht durch eine konsistente Abfolge führt.
Also stellten wir uns eine knallharte Frage:
Was ist die eigentliche Schleife bei der Arbeitsplanung, und wie bauen wir das Produkt darum herum, damit sich Woche 50 genauso klar anfühlt wie Woche eins?
Die Schleife finden
Wir haben damit begonnen, zu kartieren, was in der echten Welt passiert, nicht die polierten Diagramme, die Leute normalerweise zeichnen.
Fast jedes Team durchläuft die gleichen Phasen:
- Entscheide den Zeitraum, für den du planst.
- Gestalte einen Entwurfsplan.
- Sammle Präferenzen und Verfügbarkeiten.
- Weise die endgültigen Schichten zu.
- Veröffentliche und lass den Monat sich entfalten.
Auf dem Papier unkompliziert. In der Praxis Chaos pur.
Die meisten Tools verwischen diese Phasen. Einige überspringen Schritte komplett. Schaltflächen ändern ihre Bedeutung je nach Tag, was kognitives Rauschen erzeugt. Forschung zur kognitiven Belastung macht das Problem offensichtlich: Unklare nächste Schritte und überladene Benutzeroberflächen verursachen Entscheidungsmüdigkeit und Aufgabenabbruch. Menschen verlieren den Überblick darüber, was sie tun sollen, weil die Software ihnen nie mitteilt, in welcher Phase sie sich befinden.
(Kognitive Belastungstheorie im UI-Design und Kognitive Belastung im UX-Design: Schlüsselstrategien zur Reduzierung überflüssiger Belastung)
Also haben wir den Workflow als Gameplay-Schleife neu aufgebaut.
Kein Flussdiagramm.
Eine Schleife mit Anfang, Mitte, Ende und einem sauberen Neustart.
Es in ein System verwandeln
Sobald wir das Problem wie Spieledesigner angegangen sind, fiel die Struktur an ihren Platz.
1. Planen
Definiere den Zeitraum und setze die Grenzen. Ohne eine definierte Welt funktioniert nichts anderes.
In Plantime ist das explizit. Kein Start und Ende bedeutet, dass du im Planungsmodus bist. Die Software versteckt nie den Ball. Die Reduzierung von Mehrdeutigkeiten ist eine der einfachsten und effektivsten Methoden, um die kognitive Belastung zu verringern.
2. Sammeln
Öffne ein strukturiertes Fenster zur Eingabe von Präferenzen und Verfügbarkeiten.
Manager müssen nicht mehr in Chat-Nachrichten oder E-Mails wühlen. Das System übernimmt das Fragen, die Erinnerungen und die Koordination.
(Wie du wiederkehrende Aufgaben automatisierst und deine Produktivität steigerst)
3. Zuweisen
Überprüfen, akzeptieren, überschreiben und anpassen. Der menschliche Teil bleibt klein und fokussiert.
Wir haben diese Phase rund um die Aufgaben gestaltet, bei denen Manager wirklich gut sind: Urteilsvermögen und Fairness. Die Automatisierung übernimmt die mechanischen Schritte und befreit die Menschen, damit sie sich auf Entscheidungen konzentrieren können, die wirklich wichtig sind.
(Die Verbindung zwischen Automatisierung und Mitarbeiterwohlbefinden und Von wiederkehrenden Aufgaben zur Produktivität)
4. Ausführen
Veröffentliche den Dienstplan und gehe in die aktive Phase über.
Sobald der Dienstplan live ist, wechselt das Team von der Planung zur Ausführung. Jeder sieht, wann und wo er arbeitet, und der veröffentlichte Plan wird zur einzigen Wahrheitsquelle für diesen Zeitraum. Hier finden auch Anpassungen an die Realität statt. Mitarbeiter beantragen Urlaub, tauschen Schichten oder melden Konflikte, und diese Updates werden so dargestellt, dass der Zeitraum reibungslos weiterläuft, ohne dass Manager wieder in den vollen Planungsmodus zurückkehren müssen.
Der Dienstplan bleibt stabil, erlaubt aber die natürliche Fluktuation, die in jedem echten Arbeitsumfeld vorkommt. Manager bleiben informiert, Mitarbeiter bleiben auf Kurs, und der Kreislauf behält seine Klarheit, ohne starr zu werden.
Wenn der Zeitraum endet, beginnt der nächste und der Zyklus beginnt von vorne.
Jeder Schritt ist eindeutig. Keine mysteriösen Zustände. Keine stillen Übergänge. Nur ein klarer Wechsel von der Planung zur Durchführung des Zeitraums.
Aufbau der Logik
Sobald der Kreislauf klar war, wurde die Umsetzung einfach: eine einzige Quelle der Wahrheit für den aktuellen Schritt.
Plantime rät niemals. Es berechnet den Zustand aus drei Werten:
- dem Planungsfenster
- ob Präferenzen offen sind
- ob der Dienstplan veröffentlicht ist
Allein das hat ganze Kategorien von Fehlern beseitigt. Noch wichtiger ist, dass es den Workflow für Manager vorhersehbar gemacht hat.
Wenn Benutzeroberflächen sich konsistent verhalten, übertragen Nutzer das, was sie aus früheren Zyklen gelernt haben. Das verringert die kognitive Belastung und beschleunigt die Beherrschung. Die Verankerung des gesamten Produkts an einer Zustandsmaschine gibt jedem Bildschirm und jeder Aktion einen klaren Zweck.
(Theorie der kognitiven Belastung im UI-Design und Kognitive Überlastung im UX-Design reduzieren)
Warum wir es gemacht haben
Enterprise-Tools gehen oft davon aus, dass der Wert mit der Anzahl der Funktionen steigt. Mehr Status, mehr Schalter, mehr Menüs. In Wirklichkeit führt das meistens zu Verwirrung und steilen Lernkurven.
(Der Leitfaden für Produktmanager zum Feature-Creep)
Wir wollten Klarheit statt Durcheinander.
Ein gut gestalteter Loop entfernt Auswahlmöglichkeiten, anstatt sie hinzuzufügen. Das Tool sollte dem Benutzer sagen:
- Du bist hier
- Als nächstes kommt das
- Dieser Teil ist erledigt
Sobald Benutzer den Loop gelernt haben, wird er zum Muskelgedächtnis. So meistern Menschen Spiele, und es funktioniert genauso gut bei Planungstools.
Konsistenz ist besonders wichtig bei Arbeitsplatzsoftware. Niemand hat Zeit für ein System, das jede Woche Schulungen benötigt. Vorhersehbarkeit reduziert Fehler, verbessert die Akzeptanz und gibt Teams das Vertrauen, dass das Tool in jedem Zyklus gleich funktionieren wird.
(Kognitive Belastung im UX-Design und Design in Loops)
Die Rolle von KI im Loop
KI passt natürlich in diese Struktur, besonders in der Zuweisungsphase.
Anstatt die Logik zu verstecken, haben wir das System transparent gestaltet. Planung beeinflusst Einkommen, Fairness und Work-Life-Balance. Teams müssen verstehen, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden. Indem wir zeigen, wie der Algorithmus Fähigkeiten, Präferenzen, Verfügbarkeit und Fairness-Regeln berücksichtigt, schaffen wir Vertrauen und reduzieren Reibung.
Wenn Menschen sehen, dass ihre Eingaben eine sichtbare Wirkung haben, beteiligen sie sich ehrlicher. Bessere Daten erzeugen bessere Zeitpläne.
(Ethische KI-Transparenz bei Entscheidungen zur Mitarbeiterplanung und Erforschung der Perspektiven von Pflegekräften zur KI-basierten Schichtplanung)
Kontinuierliche Verbesserung
Der Loop gibt Plantime sein Rückgrat, aber die Erfahrung drumherum ist nicht in Stein gemeißelt. Wir nutzen Verhaltensdaten, um zu beobachten, wie Teams durch jede Phase gehen – wo sie zögern, wo sie stecken bleiben und wo der Rhythmus tatsächlich unterbrochen wird. Es geht nicht darum, Funktionen basierend auf Bauchgefühlen hinzuzufügen. Es geht darum, echte Reibungspunkte zu identifizieren und die Kanten zu glätten, während der Kern-Loop intakt bleibt.
Das Ergebnis, das wir anstreben
Das Ziel ist simpel:
Manager verbringen weniger Zeit damit, den Arbeitsablauf zu orchestrieren, und mehr Zeit damit, einen Dienstplan zu überprüfen, der sich größtenteils von selbst erstellt.
Wenn die Schleife funktioniert:
- Neue Nutzer verstehen das Tool blitzschnell. Klare Struktur verkürzt die Einarbeitung.
- Wiederkehrende Nutzer fühlen sich pudelwohl. Sobald die Schleife klickt, fühlt sich jeder Zyklus vertraut an.
- KI kann ganz natürlich einspringen. Eine bekannte Zustandsmaschine gibt der KI Kontext, was die Empfehlungen sinnvoll hält.
- Das Produkt bleibt kohärent, während es wächst. Funktionen passen sich in die Schleife ein, anstatt sich drumherum anzuhäufen.
- Teams hören auf, die Dienstplanwoche zu fürchten. Die emotionale Belastung verlagert sich vom Erstellen zum Überprüfen.
Das Designprinzip: Flow statt Features
Gute Spiele fühlen sich mühelos an, nicht weil sie einfach sind, sondern weil ihre Schleifen konsistent sind. Sobald dein Gehirn den Rhythmus verinnerlicht hat, fühlt sich alles andere geschmeidig an. Dasselbe psychologische Prinzip gilt für Tools, die Menschen bei der Arbeit verwenden.
(How To Design A Gameplay Loop That Keeps Players Coming Back For More)
Dieses Gefühl wollen wir bei Plantime erreichen.
Ein Planungstool, das nicht gegen dich kämpft.
Ein Workflow, den du nicht neu erlernen musst.
Eine Schleife, die deine Zeit respektiert.
Referenzierte Forschungsquellen
Feature-Creep und Enterprise-Software-Design
- The Product Manager's Guide to Feature Creep
- Feature Creep Is Killing Your Software – Here's How To Stop It
Spieldesign und Gameplay-Schleifen
- How To Design A Gameplay Loop That Keeps Players Coming Back For More
- Game UI design: the mechanics of fun experiences
- 5 Steps to Create an Engaging Game Loop
Kognitive Belastung und UX-Design
- Kognitive Belastungstheorie im UI-Design
- Kognitive Belastung im UX-Design
- Kognitive Überlastung im UX-Design reduzieren
- Kognitive Belastung und UX
Loop-basiertes Design
Automatisierung und Aufgabeneffizienz
- Wie man wiederkehrende Aufgaben automatisiert und die Produktivität steigert
- Von wiederkehrenden Aufgaben zur Produktivität
- Die Verbindung zwischen Automatisierung und Mitarbeiterwohlbefinden